Privātuma politika

Jūsu personas datu pārzinis ir X DIGITAL ASSETS SIA, reģistrācijas Nr. 40203611907, juridiskā adrese: "Skudriņas", Mārupes pag., Mārupes nov., LV-2167, Latvija (turpmāk - "mēs"). Šī politika attiecas uz Lexio (lexio.lv, ai.lexio.lv un api.lexio.lv), Lexio mobilo lietotni, Lexio e-pastiem un saziņu ar mums. Ja moduļos apstrādājam datus, ko Jūs ievadāt par citām personām, mēs tos apstrādājam Jūsu uzdevumā (skatīt 5. sadaļu). Jautājumos par personas datu apstrādi rakstiet uz mi@lexio.lv.

Atkarībā no tā, kā lietojat Lexio, apstrādājam šādus datus:

• Konta dati - e-pasta adrese, vārds, valoda un e-pasta apstiprinājuma statuss; ja reģistrējaties ar e-pastu, paroles neatgriezeniska jaucējvērtība; ja piesakāties ar Google, Google konta identifikators, vārds un profila attēls.
• Dokumenti un rezultāti - līguma teksts, ko izvelk Jūsu pārlūks, faila nosaukums, analīzes rezultāti, Lexio sagatavotie līgumi un to labojumi.
• MI čata ziņas - Jūsu jautājumi un atbildes. Čata sarunu vēsture tiek glabāta Jūsu pārlūkā, un mūsu datu bāzē čata saturs netiek saglabāts. Izņēmums ir MI asistents, kura sarunas glabājam (skatīt 5. sadaļu).
• Norēķinu dati - norēķinu rekvizīti (vārds vai uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas un PVN numurs, adrese, valsts, rēķinu e-pasts), PVN numura pārbaudes rezultāts, valsts, no kuras rekvizīti saglabāti (nosakām pēc IP adreses; PVN pierādījumam), Stripe klienta un abonementa identifikatori, plāns, abonementa statuss un datumi, maksājumu kartes zīmols un pēdējie četri cipari, rēķini, kā arī piekrišana lietošanas noteikumiem (versija un laiks).
• Lietošanas un tehniskie dati - IP adrese, pārlūka un ierīces informācija, sesijas, pieteikšanās laiki, lietošanas skaitītāji (piemēram, skenēšanu skaits mēnesī) un nosūtīto e-pastu ieraksti.
• Saziņas dati - kontaktformā vai e-pastā sniegtā informācija un abonementa atcelšanas iemesls, ja to norādāt.
• Uzņēmumu kontaktinformācija - uzņēmumu publiski pieejamas vispārīgās e-pasta adreses (piemēram, info@) no publiskiem reģistriem un uzņēmumu tīmekļvietnēm.
• Analītikas dati - tikai ar Jūsu piekrišanu sīkdatnēm (skatīt 9. sadaļu).
• Moduļos ievadītie dati - ja izmantojat Lexio moduļus, dati, ko tajos ievadāt vai augšupielādējat (piemēram, līgumu reģistrs, termiņi, darbinieku dati, čeki, biroja lietas, klientu portāla faili un ziņas), kā arī moduļu darbību žurnāli (skatīt 5. sadaļu).
• Citu personu dati - moduļos var būt citu personu dati, ko ievadāt Jūs vai Jūsu uzņēmums (piemēram, darbinieku, darījumu partneru, valdes locekļu, biroja klientu vai parakstītāju dati), kā arī publisko reģistru dati par uzņēmumu amatpersonām, dalībniekiem un patiesajiem labuma guvējiem (skatīt 5. sadaļu).

• Konta izveide un pakalpojuma sniegšana (analīze, līgumu sagatavošana, MI čats, dokumentu glabāšana un moduļi, ko izmantojat) - līguma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts)
• Maksājumi, abonementa pārvaldība, rēķini un pakalpojuma e-pasti - līguma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts)
• Grāmatvedības dokumentu glabāšana, PVN piemērošana un tās pierādījumi - juridiska pienākuma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts)
• Drošība, ļaunprātīgas izmantošanas un krāpšanas novēršana, tostarp viens izmēģinājums personai un kartei - leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)
• Informatīvi e-pasti reģistrētiem lietotājiem par Lexio iespējām un piedāvājumi uzņēmumu vispārīgajām e-pasta adresēm - leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts); no tiem var atteikties ar saiti katrā e-pastā
• Atbildes uz Jūsu jautājumiem - leģitīmās intereses vai pasākumi pirms līguma noslēgšanas (VDAR 6. panta 1. punkta f) un b) apakšpunkts)
• Pakalpojuma uzlabošana un kļūdu novēršana - leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)
• Analītika un reklāmas efektivitātes mērīšana - piekrišana (VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts), ko varat jebkurā brīdī atsaukt
• Tiesisko prasījumu pierādīšana un aizstāvība, piemēram, piekrišanas ieraksti - leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts)
• Publisko reģistru atvērto datu izmantošana uzņēmumu uzraudzībai, pārvaldības dokumentiem un klientu izpētes anketām - leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts): lai lietotāji varētu pārbaudīt darījumu partnerus un sagatavot precīzus dokumentus
• Citu personu datu apstrāde moduļos Jūsu uzdevumā - šo datu apstrādes mērķus un tiesisko pamatu nosakāt Jūs kā pārzinis; mēs tos apstrādājam kā apstrādātājs (VDAR 28. pants, skatīt 5. sadaļu)

Analizējot līgumu, faila tekstu nolasa Jūsu pārlūks - uz mūsu serveri tiek nosūtīts tikai dokumenta teksts un faila nosaukums, nevis pats fails. Dažos moduļos (čeki, parakstīšana, klientu portāls un teksta atpazīšana mobilajā lietotnē) uz serveri tiek nosūtīts pats fails (skatīt 5. sadaļu). Savienojums ir šifrēts (HTTPS).

Līgumu analīzei, sagatavošanai, MI čatam un moduļu MI funkcijām teksts (dažos moduļos - fails) tiek nosūtīts Google Cloud Vertex AI pakalpojumam, kas to apstrādā kā mūsu apstrādātājs. Jūsu dokumentus neizmantojam MI modeļu apmācībai.

Dokumentu tekstus un analīzes glabājam Cloudflare datu bāzē Eiropā, kur dati tiek glabāti šifrēti. Dokumenti ir pieejami tikai Jūsu kontā; ja moduļos kopīgojat datus ar citiem (birojā, klientu portālā vai parakstīšanā), viņi redz tikai to, ko kopīgojat (skatīt 5. sadaļu). Mūsu komanda tos neatver un neskata, izņemot gadījumus, kad Jūs to paši lūdzat vai to prasa normatīvie akti.

Analīzei augšupielādētos dokumentus un sagatavotos līgumus automātiski dzēšam pēc 90 dienām; Jūs tos varat izdzēst jebkurā brīdī. Moduļos saglabātajiem datiem (piemēram, līgumu reģistram) šis termiņš neattiecas - to glabāšanas termiņi ir norādīti 5. sadaļā.

Lexio rezultātus ģenerē MI, un tie attiecas uz līguma tekstu. Mēs nepieņemam par Jums lēmumus, kas balstīti tikai uz automatizētu apstrādi un rada Jums tiesiskas sekas (VDAR 22. pants).

Papildus līgumu analīzei Lexio piedāvā moduļus. Moduļa pieejamība ir atkarīga no Jūsu plāna, un daļa moduļu var vēl nebūt pieejama. Tālāk aprakstīts, kādus datus apstrādājam, ja moduli izmantojat. Jūsu ievadītos datus moduļos apstrādājam, lai sniegtu Jūsu izvēlēto pakalpojumu (līguma izpilde, VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts), bet citu personu datus - Jūsu uzdevumā (skatīt šīs sadaļas beigās). Moduļu datiem neattiecas 90 dienu termiņš, kas noteikts analīzei augšupielādētajiem dokumentiem - katra moduļa termiņš ir norādīts zemāk. Dzēšot kontu, moduļu datus dzēšam, izņemot 7. sadaļā minētos gadījumus.

Līgumu reģistrs. Glabājam līgumu datus, ko ievadāt vai ko Lexio bez MI nolasa no Jūsu dokumenta: nosaukumu, veidu, otro pusi un tās reģistrācijas numuru, datumus, uzteikuma un pagarināšanas nosacījumus, summu, atgādinājumu iestatījumus, statusu un piezīmes. Nosaukumu, otro pusi, tās numuru, summu un piezīmes glabājam šifrētus; personas kodus reģistrā neglabājam. Līgumu versiju salīdzināšanas rezultātu neglabājam. Reģistra ierakstus glabājam, līdz tos izdzēšat vai dzēšat kontu.

Termiņu kalendārs. Glabājam Jūsu uzņēmuma pazīmes, kas nosaka termiņus (piemēram, uzņēmuma veidu un to, vai esat PVN maksātājs vai darba devējs), Jūsu pievienotos termiņus ar nosaukumu, piezīmēm un atbildīgo, kā arī izpildes atzīmes. Ja izveidojat kalendāra abonementa saiti, ikviens, kam ir šī saite, bez pieteikšanās redz termiņu nosaukumus un piezīmes, un tos saņem kalendāra pakalpojums, kurā saiti pievienojat (piemēram, Google vai Apple). Saiti varat atsaukt, un tā zaudē spēku arī, mainot paroli vai e-pastu. E-pasta atgādinājumā ir termiņa nosaukums un avots. Atgādinājumu nosūtīšanas žurnālu (bez termiņu satura) glabājam 400 dienas, pārējos datus - līdz tos izdzēšat vai dzēšat kontu.

Uzņēmumu uzraudzība. Glabājam Jūsu uzraudzības sarakstu (uzņēmumu reģistrācijas numurus, nosaukumus un Jūsu atzīmes), iestatījumus un Jums nosūtītos paziņojumus. Izmaiņas uzņēmumos nosakām pēc Uzņēmumu reģistra un VID atvērtajiem datiem: tajos ir arī valdes locekļu un citu pārstāvju vārdi un amati, dalībnieku vārdi un daļas, patieso labuma guvēju vārdi, pilsonība un dzīvesvietas valsts, kā arī sankciju ierakstos minēto personu vārdi, un šie vārdi ir redzami izmaiņu ierakstos un e-pasta paziņojumos. Sarakstu un iestatījumus glabājam, līdz tos izdzēšat vai dzēšat kontu, paziņojumus un izmaiņu ierakstus - 400 dienas, reģistru datu momentuzņēmumus - 35 dienas. Izmaiņu ieraksti nav piesaistīti konkrētam lietotājam, tāpēc tie var palikt līdz termiņa beigām arī pēc konta dzēšanas.

Klientu izpēte. Šo moduli izmanto birojs, kuram likums uzliek pienākumu veikt klientu izpēti. Klients vai tā pārstāvis aizpilda anketu pēc biroja nosūtītas saites, bez Lexio konta. Anketā var būt: vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, pilsonība, personu apliecinoša dokumenta dati (nerezidentiem), dzīvesvietas adrese, tālrunis un e-pasts, nodarbošanās, sadarbības mērķis, līdzekļu izcelsme, nodokļu rezidence, politiski nozīmīgas personas statuss un sankciju pašdeklarācija; juridiskai personai - arī pārstāvju, dalībnieku un patieso labuma guvēju dati. Uzņēmuma datus var aizpildīt no Uzņēmumu reģistra atvērtajiem datiem. Anketas atbildes, klienta e-pastu un biroja piezīmes glabājam šifrētus ar atsevišķu atslēgu katram birojam; lietas nosaukums (parasti klienta vārds), statusi un riska novērtējums nav šifrēti. Sankciju un politiski nozīmīgu personu sarakstu pārbaudi Lexio neveic un vārdus nekur nenosūta - to veic birojs. Saiti un atgādinājumus klientam sūtām e-pastā bez anketas atbildēm. Lietas glabājam saskaņā ar Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumu: visu sadarbības laiku un 5 gadus pēc tās beigām vai pēc atteikuma sadarboties (likumā noteiktajos gadījumos birojs var termiņu pagarināt), un dzēšam 30 dienu laikā pēc termiņa beigām. Lietu, kurā anketa nav iesniegta, dzēšam pēc 365 dienām, neizmantotas saites - 30 dienas pēc to derīguma beigām. Šo datu pārzinis ir birojs.

Pārvaldība. Glabājam Jūsu sagatavoto lēmumu, protokolu un pilnvaru datus: valdes locekļu, dalībnieku, sapulces amatpersonu, prokūristu, revidenta, pilnvaras devēja un pilnvarnieka vārdus un amatus, dalībnieku daļas un adreses, ja tās norādāt, kā arī pilnvaru reģistru. Valdes un dalībnieku sarakstu var ielādēt no Uzņēmumu reģistra atvērtajiem datiem; uz data.gov.lv nosūtām tikai uzņēmuma reģistrācijas numuru. Personas kodus Lexio neglabā - tos ievieto tikai lejupielādējamā failā, ko izveido Jūsu pārlūks. Šajā modulī MI netiek izmantots. Datus glabājam, līdz tos izdzēšat vai dzēšat kontu; pilnvaru reģistra ieraksts paliek arī pēc dokumenta dzēšanas, līdz to izdzēšat atsevišķi.

Darbinieki. Glabājam darba devēja datus un Jūsu ievadītos darbinieku datus: vārdu, uzvārdu, amatu, profesijas kodu, darba sākuma datumu, pazīmi, ka darbinieks ir nepilngadīgs, un, ja tos norādāt, personas kodu un adresi, kā arī dokumentu parametrus (piemēram, algu, darba vietu un uzteikuma apstākļus) un sagatavotos dokumentus. Ja tos ievadāt, dokumentos var būt arī īpašu kategoriju dati, piemēram, arodbiedrības biedra statuss vai ar veselības stāvokli saistīts uzteikuma pamats. Ziņas par grūtniecību, darbnespēju, invaliditāti un nelaimes gadījumu darbā izmantojam tikai pārbaudei un neglabājam. Darbinieku datus un dokumentus glabājam šifrētus ar atsevišķu atslēgu. Amata pienākumu teksta sagatavošanai Google Cloud Vertex AI nosūtām amata nosaukumu un Jūsu ierakstīto papildu informāciju - tajā nenorādiet personas datus. Datus glabājam, līdz izdzēšat darbinieku vai dokumentu vai dzēšat kontu.

Čeki un rēķini. Glabājam augšupielādētos čeku un rēķinu failus (attēlus vai PDF) un no tiem nolasītos datus: piegādātāja un pircēja nosaukumu vai vārdu, reģistrācijas un PVN numuru, dokumenta numuru, datumu, summas, PVN, apmaksas veidu, aprakstu un kategoriju. No JPEG, PNG un WebP attēliem pirms saglabāšanas izņemam atrašanās vietas datus un daļu citu metadatu; HEIC un PDF failus nemainām. Datu nolasīšanai fails tiek nosūtīts Google Cloud Vertex AI. Piegādātāja PVN numuru pārbaudām VID atvērtajos datos vai Eiropas Komisijas VIES sistēmā. Failus glabājam Cloudflare R2 krātuvē Eiropā. Failus un datus glabājam, līdz tos izdzēšat vai dzēšat kontu; eksportu (CSV, XLSX) lejupielādējat Jūs, un mēs to nekur nenosūtām.

Parakstīšana. Ja izmantojat elektronisko parakstīšanu, parakstīšanai augšupielādēto dokumentu un parakstīto failu glabājam Cloudflare R2 krātuvē Eiropā, kā arī parakstītāju datus: vārdu, uzvārdu, e-pastu, valsti, lomu, uzņēmuma reģistrācijas numuru, parakstīšanas veidu, sertifikātā norādīto vārdu un parakstīšanas notikumus. Parakstītāja personas kodu un IP adresi glabājam tikai kā jaucējvērtību. Parakstīšanai dokuments un parakstītāja vārds, uzvārds, valsts un personas kods (ja norādīts) tiek nosūtīti kvalificētam elektroniskā paraksta pakalpojumu sniedzējam, un pēc parakstīšanas beigām dokumentu pie tā dzēšam. Parakstītāji dokumentu un parakstīto failu saņem pēc saites; e-pasta ielūgumā ir Jūsu vārds, dokumenta nosaukums un Jūsu ziņa. Parakstītos dokumentus glabājam, līdz tos izdzēšat vai dzēšat kontu, neparakstītus - 90 dienas pēc parakstīšanas slēgšanas. Saņemta paraksta faila (.edoc, .asice, PDF) pārbaudei fails tiek nosūtīts uz mūsu serveri un netiek saglabāts; kvalificētai pārbaudei tas tiek nosūtīts arī paraksta pakalpojumu sniedzējam.

Likumu izmaiņas. Lai noteiktu, kurus Jūsu dokumentus skar likumu grozījumi, glabājam saites starp dokumentiem un tajos minētajiem likumu pantiem, īsu dokumenta fragmentu ap katru atsauci (līdz 240 zīmēm) un MI skaidrojumus par ietekmi; fragmentus un skaidrojumus glabājam šifrētus. Ja izmantojat MI skaidrojumu, grozījuma teksts un dokumenta fragmenti ap atsaucēm tiek nosūtīti Google Cloud Vertex AI. E-pasta paziņojumā minam likumu, pantu un skarto dokumentu skaitu, bet ne dokumentu nosaukumus. Atsauces un skaidrojumus dzēšam, kad tiek dzēsts dokuments, paziņojumu ierakstus - pēc 400 dienām, lietošanas skaitītājus - pēc 13 mēnešiem.

Tiesu prakse. Tiesu nolēmumu meklēšanai izmantojam Tiesu administrācijas publicētos nolēmumus no Latvijas Atvērto datu portāla (data.gov.lv, licence CC0), kuros personas dati ir aizklāti jau avotā; papildus aizklājam tekstā atrastos personas kodus, e-pasta adreses un tālruņu numurus. MI kopsavilkumam nolēmuma teksts tiek nosūtīts Google Cloud Vertex AI. Jūsu meklēšanas vaicājumu tekstu neglabājam, tikai lietošanas skaitītāju.

MI asistents. Glabājam Jūsu sarunas ar MI asistentu: jautājumus, atbildes ar citātiem no Jūsu dokumentiem un sarunas nosaukumu (jautājuma sākumu); tos glabājam šifrētus. Lai atbildētu, Google Cloud Vertex AI tiek nosūtīts Jūsu jautājums, līdz 3 iepriekšējiem jautājumiem un atbildēm šajā sarunā un, ja asistents meklē Jūsu dokumentos, to fragmenti un nosaukumi. Ziņas dzēšam 90 dienas pēc to izveides, sarunas bez aktivitātes - pēc 90 dienām; sarunu vai visu vēsturi varat izdzēst jebkurā brīdī. Ja dokuments tiek izdzēsts, citātus no tā izņemam arī no saglabātajām atbildēm.

Birojs un komanda. Glabājam biroja datus (nosaukumu, veidu, reģistrācijas numuru), dalībniekus un viņu lomas un tiesības, ielūgumus (aicinātā e-pastu) un biroja lietas: nosaukumu, klienta vārdu vai nosaukumu, klienta reģistrācijas numuru (tikai juridiskai personai) un piezīmes; lietas nav šifrētas. Biroja kolēģi, kas redz lietu, redz arī tai piesaistītā dokumenta nosaukumu, bet dokumenta saturu var atvērt tikai tā īpašnieks. Biroja žurnālā reģistrējam, kurš dalībnieks ko un kad darīja (arī lietas atvēršanu), bez IP adreses; žurnālu nevar labot, un to glabājam 5 gadus. Ielūguma e-pastā ir biroja nosaukums, aicinātāja vārds un e-pasts un saite, kas derīga 7 dienas; ielūgumu ierakstus dzēšam 30 dienas pēc to pieņemšanas, atsaukšanas vai termiņa beigām. Lietas glabājam, līdz birojs tās izdzēš vai tiek dzēsts birojs; dzēsta biroja žurnālu dzēšam pēc 30 dienām. Ja dalībnieks izstājas, viņa lietas un žurnāla ieraksti paliek birojam.

Klientu portāls. Birojs portālā ar saviem klientiem apmainās ar dokumentiem, pieprasījumiem, uzdevumiem un ziņām. Klienta lietotāji piekļūst portālam ar savu Lexio kontu pēc biroja ielūguma uz viņu e-pastu (derīgs 7 dienas). Glabājam klienta nosaukumu un reģistrācijas numuru, klienta lietotājus un viņu lomas, pieprasījumus, uzdevumus, ziņas un augšupielādētos failus (līdz 15 MB, Cloudflare R2 krātuvē Eiropā). Failu metadatus (piemēram, atrašanās vietu fotoattēlos) nenoņemam - ja vēlaties, noņemiet tos pirms augšupielādes. Ja birojs kopīgo savu Lexio līgumu, tā teksts tiek saglabāts portālā kā fails, un uz to neattiecas 90 dienu termiņš. Darbības portālā, arī lejupielādes, tiek reģistrētas biroja žurnālā. Portāla datus glabājam, līdz birojs tos vai klientu izdzēš vai tiek dzēsts birojs; ja klienta lietotājs dzēš savu kontu, viņa augšupielādētie faili un ziņas paliek biroja portālā. Ielūgumus un atgādinājumus sūtām e-pastā; ielūgumu ierakstus dzēšam 30 dienas pēc to izmantošanas vai beigām, atgādinājumu žurnālu - pēc 400 dienām.

Mobilā lietotne. Ja izmantojat Lexio lietotni, papildus apstrādājam ierīces modeli un platformu, lietotnes sesijas (IP adresi glabājam kā jaucējvērtību), paziņojumu (push) marķieri un MI piekrišanas ierakstu. Ja piesakāties ar Apple, saņemam Apple konta identifikatoru, e-pastu (tas var būt Apple aizsegta adrese) un vārdu. Dokumentu ar kameru skenējat ierīcē; attēls vai PDF tiek nosūtīts uz mūsu serveri un Google Cloud Vertex AI teksta atpazīšanai, un pēc tam pats fails netiek glabāts - tālāk teksts tiek analizēts kā parasti. Paziņojumus piegādā Expo, un tajos nav dokumentu satura. Ja abonementu pērkat lietotnē, maksājumu apstrādā Apple (App Store) vai Google (Google Play) kā patstāvīgi pārziņi; mēs glabājam darījuma identifikatoru, plānu, statusu un termiņu, un viņiem nododam Jūsu Lexio lietotāja identifikatoru. Lietotnes sesija beidzas pēc 30 dienām bez lietošanas un ne vēlāk kā pēc 90 dienām; atsauktu sesiju ierakstus dzēšam pēc 30 dienām.

Citu personu dati. Moduļos Jūs varat ievadīt citu personu datus, piemēram, darbinieku, darījumu partneru, valdes locekļu, biroja klientu vai parakstītāju datus. Šo datu apstrādes mērķus nosakāt Jūs (vai Jūsu uzņēmums vai birojs), tāpēc to pārzinis esat Jūs, bet mēs šos datus apstrādājam Jūsu uzdevumā kā apstrādātājs (VDAR 28. pants) - tikai pakalpojuma sniegšanai. Ievadiet tikai nepieciešamos datus un, ja to prasa VDAR, informējiet attiecīgās personas par apstrādi.

Ja Jūsu datus Lexio ievadījis kāds cits. Ja esat darbinieks, biroja klients, parakstītājs vai persona, kas aizpilda klientu izpētes anketu, Jūsu datus apstrādājam tā uzņēmuma vai biroja uzdevumā, kas Jūs uzaicināja vai ievadīja Jūsu datus. Ar jautājumiem un VDAR tiesību pieprasījumiem vērsieties pie tā; ja rakstāt mums uz mi@lexio.lv, pieprasījumu nodosim šim uzņēmumam vai birojam un palīdzēsim to izpildīt.

Publisko reģistru dati. Uzņēmumu uzraudzībai, pārvaldības dokumentiem un klientu izpētes anketu aizpildīšanai izmantojam Uzņēmumu reģistra un VID atvērtos datus no Latvijas Atvērto datu portāla (data.gov.lv, licence CC0). Tajos ir fizisku personu dati, piemēram, valdes locekļu, dalībnieku un patieso labuma guvēju vārdi. Šos datus apstrādājam kā pārzinis, pamatojoties uz leģitīmām interesēm (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) - lai lietotāji varētu pārbaudīt darījumu partnerus un sagatavot precīzus dokumentus. Glabāšanas termiņi ir norādīti pie attiecīgā moduļa, un pret šo apstrādi varat iebilst (8. sadaļa).

Datus nododam tikai tiem pakalpojumu sniedzējiem, kas nepieciešami Lexio darbībai, un tikai nepieciešamajā apjomā:

• Cloudflare - mitināšana, tīkla drošība un robotu aizsardzība (Turnstile), datu bāze Eiropā (D1) un failu krātuve Eiropā (R2) rēķiniem un moduļos augšupielādētajiem failiem
• Google Cloud Vertex AI - līgumu analīze, sagatavošana, MI čats un moduļu MI funkcijas (MI asistents, čeku nolasīšana, likumu izmaiņu skaidrojumi, tiesu nolēmumu kopsavilkumi, amata pienākumu teksti un teksta atpazīšana lietotnē)
• Stripe - maksājumu un abonementu apstrāde; maksājumu kartes datus apstrādā un glabā Stripe, Lexio tos nesaņem un neglabā
• Resend - e-pastu nosūtīšana (piemēram, e-pasta apstiprināšana, rēķini, paziņojumi, moduļu ielūgumi un atgādinājumi)
• PostHog (ES serveri), Google un Meta - analītika un reklāmas efektivitātes mērīšana, tikai ar Jūsu piekrišanu sīkdatnēm
• Eiropas Komisijas VIES sistēma - ES PVN numura derīguma pārbaude (arī čeku piegādātāju PVN numuriem)
• Grāmatvedība un valsts iestādes - rēķinu un maksājumu dati grāmatvedības uzskaitei un normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos
• Supabase - mūsu pieteikumu pārvaldības sistēmas (XDA Hub) datu bāze, kurā glabājas kontaktformas pieprasījumu kopija
• Apple un Google - ja izmantojat Lexio mobilo lietotni: pieteikšanās ar Apple, pirkumi App Store un Google Play; šajos nolūkos Apple un Google ir arī patstāvīgi pārziņi
• Expo - mobilās lietotnes paziņojumu (push) piegāde un lietotnes atjauninājumi; paziņojumos nav dokumentu satura

Ja piesakāties ar Google kontu, Google pieteikšanās datus apstrādā kā patstāvīgs pārzinis. Stripe noteiktiem mērķiem (piemēram, krāpšanas novēršanai) arī ir patstāvīgs pārzinis. Personas datus nepārdodam.

Daži pakalpojumu sniedzēji (piemēram, Cloudflare, Google, Stripe, Resend, Meta, Apple un Expo) ir uzņēmumi, kuru mātes sabiedrība atrodas ASV, vai apstrādā datus arī ārpus Eiropas Ekonomikas zonas. Šādā gadījumā datus nodod, pamatojoties uz Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību (piemēram, ES un ASV datu privātuma regulējumu) vai Eiropas Komisijas apstiprinātām standarta līguma klauzulām (VDAR 45. un 46. pants).

Moduļos datus saņem arī tie, kuriem tos kopīgojat Jūs vai Jūsu birojs: biroja kolēģi, klienti klientu portālā, parakstītāji, kvalificēts elektroniskā paraksta pakalpojumu sniedzējs (ja izmantojat parakstīšanu) un kalendāra pakalpojums, kurā pievienojat termiņu kalendāra saiti.

• Analīzei augšupielādētie dokumenti, analīzes un sagatavotie līgumi - 90 dienas vai līdz brīdim, kad tos izdzēšat
• Konta dati - kamēr konts ir aktīvs; dzēšot kontu, tos dzēšam (izņēmumi - zemāk)
• Rēķini un grāmatvedības ieraksti - normatīvajos aktos noteikto termiņu, arī pēc konta dzēšanas
• Saziņas dati - kamēr tie nepieciešami jautājuma atrisināšanai un iespējamo prasījumu aizstāvībai
• Atteikšanās no e-pastiem - pastāvīgi, lai turpmāk Jums tos nesūtītu
• Moduļu dati - kā norādīts 5. sadaļā pie katra moduļa

Glabāšana pēc konta dzēšanas. Dzēšot kontu, izdzēšam dokumentus, līgumus, moduļu datus un konta datus (izņēmumi moduļos - zemāk). Arī pēc konta dzēšanas papildus rēķiniem saglabājam četrus ierakstus: (1) maksājumu kartes nospiedumu, ar kuru sākts izmēģinājums (Stripe piešķirts kartes identifikators, no kura kartes numuru atjaunot nevar), kopā ar lietotāja un abonementa identifikatoru - lai viena karte varētu saņemt tikai vienu izmēģinājumu (krāpšanas novēršana, leģitīmā interese), ne ilgāk par 3 gadiem; (2) piekrišanas ierakstu maksas nosacījumiem (noteikumu versija, valoda, laiks, lietotāja identifikators, Stripe sesijas vai abonementa identifikators un IP adreses neatgriezenisks nospiedums) - lai piekrišanu varētu pierādīt līdz prasījumu noilguma termiņa beigām (leģitīmā interese); (3) ja kontā izmantots izmēģinājums - e-pasta adreses nospiedumu, kas veidots ar slepenu atslēgu (no tā e-pasta adresi atjaunot nevar), un izmēģinājuma sākuma laiku - lai viena e-pasta adrese varētu saņemt tikai vienu izmēģinājumu (krāpšanas novēršana, leģitīmā interese); to glabājam, kamēr tas vajadzīgs izmēģinājuma tiesību pārbaudei, bet ne ilgāk par 3 gadiem; (4) ja kontā izmantota atlaide, kas piedāvāta abonementa atcelšanas brīdī - e-pasta adreses nospiedumu, kas veidots ar slepenu atslēgu (no tā e-pasta adresi atjaunot nevar), un atlaides izmantošanas laiku - lai viena e-pasta adrese šo atlaidi varētu saņemt tikai vienu reizi (krāpšanas novēršana, leģitīmā interese); to glabājam ne ilgāk par 3 gadiem. Maksājumu kartes datus un norēķinu ierakstus Stripe glabā saskaņā ar saviem noteikumiem un normatīvajiem aktiem.

Moduļi pēc konta dzēšanas. (1) Ja esat biroja dalībnieks, Jūsu izveidotās lietas un biroja žurnāla ieraksti ar Jūsu lietotāja identifikatoru paliek birojam līdz žurnāla glabāšanas termiņa beigām; biroju, kurā ir citi dalībnieki, pirms konta dzēšanas jānodod citam īpašniekam, bet biroju, kurā esat vienīgais dalībnieks, dzēšam kopā ar kontu. (2) Ja Jūsu birojā ir klientu izpētes lietas, kuru likumā noteiktais glabāšanas termiņš vēl nav beidzies, kontu pašapkalpošanā dzēst nevar - rakstiet uz mi@lexio.lv. (3) Faili un ziņas, ko kā klients augšupielādējāt biroja klientu portālā, paliek biroja portālā, jo tos pārvalda birojs. (4) Ja abonementu pirkāt mobilajā lietotnē, veikala pirkuma ierakstu (darījuma identifikators, plāns, statuss un termiņš) saglabājam bez saites ar kontu.

Saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (VDAR) Jums ir šādas tiesības:

• Piekļuve - uzzināt, kādus datus par Jums apstrādājam, un saņemt to kopiju (15. pants)
• Labošana - labot neprecīzus datus (16. pants)
• Dzēšana - pieprasīt datu dzēšanu (17. pants); dokumentus un kontu varat dzēst arī paši
• Ierobežošana - ierobežot apstrādi (18. pants)
• Pārnesamība - saņemt savus datus strukturētā, mašīnlasāmā formātā (20. pants)
• Iebildumi - iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmām interesēm, un jebkurā brīdī pret tiešo tirgvedību (21. pants)
• Piekrišanas atsaukšana - jebkurā brīdī, neietekmējot iepriekšējās apstrādes likumību (7. panta 3. punkts)

Lai izmantotu savas tiesības, rakstiet uz mi@lexio.lv. Atbildam bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā viena mēneša laikā; pirms atbildes varam lūgt apliecināt Jūsu identitāti.

Nepieciešamās sīkdatnes izmantojam Lexio darbībai, bet analītikas un mārketinga sīkdatnes - tikai ar Jūsu piekrišanu. Sīkāka informācija ir mūsu sīkdatņu politikā.

Savienojums ar Lexio ir šifrēts (HTTPS), un dati datu bāzē tiek glabāti šifrēti. Paroles glabājam tikai kā neatgriezenisku jaucējvērtību, sesijas sīkdatne nav pieejama skriptiem (HttpOnly), un dokumenti ir pieejami tikai to īpašnieka kontā, ja vien īpašnieks tos nekopīgo moduļos. Darbinieku datus un klientu izpētes anketas papildus šifrējam ar atsevišķām atslēgām.

Ja uzskatāt, ka Jūsu datu apstrāde pārkāpj VDAR prasības, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv). Aicinām vispirms sazināties ar mums - centīsimies jautājumu atrisināt.

Mēs varam atjaunināt šo politiku. Aktuālā redakcija un tās spēkā stāšanās datums ir norādīti šajā lapā; par būtiskām izmaiņām paziņojam e-pastā vai Lexio.

X DIGITAL ASSETS SIA, "Skudriņas", Mārupes pag., Mārupes nov., LV-2167, Latvija. E-pasts: mi@lexio.lv.